Prioritering af opgaver

Drukner din virksomhed i uløste opgaver?

Har I mange opgaver i virksomheden som ikke er løst?

Opgaverne har sikkert været drøftet med jævne mellemrum, og mange af opgaverne er igen og igen blevet skubbet væk.

Medarbejderne ved ikke hvilken opgave, der er vigtigst og de mange forskellige opgaver tapper af det mentale overskud. Derfor løses kun de opgaver, som er nemmest eller mest interessante.

Året går, og nu melder direktionen en række nye målsætninger og forventninger ud til det kommende år, som skal indfries – men medarbejderne er slet ikke færdige med at løse de gamle opgaver endnu! De har nemlig ikke lært disciplinen med prioritering af opgaver.

Lederne prøver i stedet desperat at sætte nye grupper sammen, som skal løse opgaverne, men opgavemængden bliver bare større og større – og de ældre opgaver får fortsat lov at ligge. Til sidst ender virksomheden med at være kilometervis bagud og der bliver travlt med at placere ansvaret og finde årsagsforklaringer:

”Opgaven ligger i en anden afdeling, og jeg har rykket flere gange uden svar..”

”Vi har ikke tid..”

”Vi mangler ressourcer..”

Selve udfordringen

Ovenstående eksempel kunne være tilfældet i mange danske virksomheder.
Lad os kigge på essensen af udfordringen samt løsningen, og hvordan jeg ville gribe det an.

Casen:

Virksomheden har for mange opgaver, som ikke er løst. I bund og grund handler det om, at virksomheden vil løse alt, men ikke formår at prioritere hvad der er vigtigst, samt at kommunikere det klart.

Løsning – trin for trin

Trin 1: Enkendelse:

Start med at sætte ALT på pause. Meld klart ud på direktionsniveau at alle planer og ønsker er stoppet – Vi skal have fuldstændig OPGAVESTOP, så vi får genvundet noget mentalt overskud.

Få det meldt tydeligt ud i hele organisationen, så ingen er i tvivl – alle afdelinger/funktioner skal informeret – glem ikke nogle. Alle ideer/planer/tanker parkeres og det eneste det handler om er ordinær drift.

Trin 2: Indsamling af opgaver

Herefter går næste trin i gang. Få på ledelsesniveau/direktionsniveau indsamlet alle de ideer/opgaver som er sat på pause og få dem listet op.

Opdel evt. opgaverne i afdelinger/funktioner, samt de opgaver som er tværorganisatoriske.

Trin 3: Definer rammerne for opgaven

Ledelsen eller direktionen skal nu være meget præcise med at definere rammerne for hvilke opgaver, som indgår i prioriteringen, og hvilke der helt fjernes fordi de ikke er relevante eller af meget lav prioritet. Nu handler det om prioritering af opgaver.

Trin 4: Start prioriteringen

Hvordan prioriterer man hvad der er vigtigst for en virksomhed?

Det kan gøres på flere måder. Nogle starter med at prioritere de opgaver, som giver kundefordele. Andre prioriterer interne processer først, så der efterfølgende er mere tid til kunderne.

Find gode forslag i bunden af siden til prioriteringsøvelser

Trin 5: Kommuniker de prioriterede opgaver

Nu har du prioriteret og gjort opgaverne specifikke. Nu skal de kommunikeres ud i organisationen. Ikke 1 gang – men mange gange. Tag det med hvor det er muligt. På personalemøder, ugemøder, månedsmøder. Vær sikre på at alle har KLARHED over opgaverne og der er COMMITMENT til at løse dem.

Værktøj 1: Prioriteringsmatrix

Opgaven går i bund og grund ud på at finde de opgaver, som er ”nemmest” at løse, men som giver ”mest” værdi for virksomheden. Alle forslag, der er indsamles indsættes i en prioriteringsmatrix og alle opgaver i boks 4 vælges som de opgaver, der prioriteres først.

Eksempel på opgavematrix:

Boks 1: Lav værdi / høj kompleksitet

Boks 2: Høj værdi / høj kompleksitet

Boks 3: Lav værdi / lav kompleksitet

Boks 4: Høj værdi / lav kompleksitet

Alle opgaver prioriteret i de 4 bokse, og dem med HØJ VÆRDI / LAV KOMPLEKSITET udvælges som de opgaver, der arbejdes videre med.

Værktøj 2: Prikøvelsen

En anden måde at prioritere på, kan både køres selvstændigt, eller som overbygning til ovennævnte prioriteringsøvelse.

Der udvælges en gruppe, som skal være med til prioriteringen. Alle i gruppen får 6 farvedots, som skal placeres på den opgave, som det enkelte gruppemedlem finder vigtigst. Medlemmet må enten fordele prikkerne på flere opgaver, eller sætte alle 6 prikker på en aktivitet.

Når alle har placeret deres prikker, vil den opgave med flest prikker være den, som gruppen samlet vurderer er vigtigst, og dermed den man går i gang med først.

Værktøj 3: Smartmål

Gør de prioriterede opgaver specifikke.

Hvordan skal man løse en opgave, som ikke er specifik? Hvad er succeskriterierne? Hvornår er opgaven løst?

Næste trin går ud på at gøre opgaverne specifikke og målbare. Der findes flere modeller til dette. En af de traditionelle er S.M.A.R.T modellen

Gør opgaven:

Specifik = Hvad er det præcist du vil opnå

Målbart = Hvornår er opgaven løst. Hvilke kriterier skal være opfyldt

Attraktivt = Hvad gør at målet er attraktivt at nå

Realistisk = Ressourcer og krav for at kunne løse opgaven, skal være opfyldt

Tidsbegrænset = En opgave uden deadline er ikke en opgave. Sæt deadline på og hold deadline

Successen ligger i din opfølgning

HUSK også: Følg op!

Sidst trin er at følge op. Hvor langt er vi nået? Hvad mangler for at opgaven kan færdiggøres? Er der nogle begrænsninger eller andre veje at gå? Opfølgning, opfølgning og opfølgning.

Vi skulle nu gerne stå tilbage med de opgaver, som skal løses. Kommer der nye opgaver ind fra højre fra diverse chefer, så stop dem. Hold jer til prioriteterne og kun i absolut nødstilfælde kan I ændre planerne. Få afsluttet opgaverne, og vent med at tage nye ind, indtil I er i mål.

Husk også, at I en virksomhed handler det ikke bare om at løse så mange opgaver som muligt. Men at optimere og gøre det bedre, som I i forvejen har succes med.

God fornøjelse med opgaverne 😊

Vil du have hjælp til at facilitere en prioriteringsopgave i din virksomhed, så kontakt Kristian fra DCEO på 93 91 91 22 eller kristian@dceo.dk