Drukner din virksomhed i uløste opgaver?
Har I mange opgaver i din virksomhed, som ikke er løst? Så kan du muligvis nikke genkendende til nedenstående problemstilling…
Selve udfordringen:
Der skabes rigtig mange opgaver rundt i de danske virksomheder. Opgaverne har sikkert været drøftet ved flere møder og man er rundt om bordet blevet enige om, at de drøftede opgaver er vigtige at få løst.
Men alt fra tidspres, glemsomhed og andet gør, at det ikke sker..
Årsagen er formentlig, at man ikke har fået ordentligt afstemt, hvad der er vigtigst og samtidig ikke sikret ordentlig kommunikation eller commitment hos dem, der skal løse opgaverne.
Der er ikke skabt klarhed over:
- Hvad er det der skal løses?
- Hvem har ansvaret for at løse det?
- Hvornår skal det være løst?
Medarbejderne er måske heller ikke informeret om, hvilke opgaver de skal prioritere højest? Hvilke opgaver haster mest?
Til sidst ender virksomheden med at være kilometervis bagud med opgaver. Udviklingen går i stå og der bliver travlt med at placere ansvaret og finde årsagsforklaringer:
- ”Vi har ikke tid..”
- ”Opgaven ligger i en anden afdeling, og jeg har rykket flere gange uden svar..”
- ”Vi mangler ressourcer..”
Ovenstående eksempel kunne være tilfældet i mange danske virksomheder.
Lad os kigge på essensen af udfordringen samt løsningen, og hvordan jeg ville gribe det an.
Casen:
Virksomheden har for mange opgaver, som ikke er løst. I bund og grund handler det om, at virksomheden vil løse alt, men ikke formår at prioritere hvad der er vigtigst, samt at kommunikere det klart.
Løsning - trin for trin
Trin 1: Enkendelse:
Start med at sætte ALT på pause. Meld klart ud på direktionsniveau at alle planer og ønsker er stoppet – Vi skal have fuldstændig OPGAVESTOP, så vi får genvundet noget mentalt overskud.
Få det meldt tydeligt ud i hele organisationen, så ingen er i tvivl – alle afdelinger/funktioner skal informeret – glem ikke nogle. Alle ideer/planer/tanker parkeres og det eneste det handler om er ordinær drift.
Trin 2: Indsamling af opgaver
Herefter går næste trin i gang. Få på ledelsesniveau/direktionsniveau indsamlet alle de ideer/opgaver som er sat på pause og få dem listet op.
Opdel evt. opgaverne i afdelinger/funktioner, samt de opgaver som er tværorganisatoriske.
Trin 3: Definer rammerne for opgaven
Ledelsen eller direktionen skal nu være meget præcise med at definere rammerne for hvilke opgaver, som indgår i prioriteringen, og hvilke der helt fjernes fordi de ikke er relevante eller af meget lav prioritet. Nu handler det om prioritering af opgaver.
Trin 4: Start prioriteringen
Hvordan prioriterer man hvad der er vigtigst for en virksomhed?
Det kan gøres på flere måder. Nogle starter med at prioritere de opgaver, som giver kundefordele. Andre prioriterer interne processer først, så der efterfølgende er mere tid til kunderne.
Find gode forslag i bunden af siden til prioriteringsøvelser
Trin 5: Kommuniker de prioriterede opgaver
Nu har du prioriteret og gjort opgaverne specifikke. Nu skal de kommunikeres ud i organisationen. Ikke 1 gang – men mange gange. Tag det med hvor det er muligt. På personalemøder, ugemøder, månedsmøder. Vær sikre på at alle har KLARHED over opgaverne og der er COMMITMENT til at løse dem.
Værktøj 1: Prioriteringsmatrix
Opgaven går i bund og grund ud på at finde de opgaver, som er ”nemmest” at løse, men som giver ”mest” værdi for virksomheden. Alle forslag, der er indsamles indsættes i en prioriteringsmatrix og alle opgaver i boks 4 vælges som de opgaver, der prioriteres først.
Eksempel på opgavematrix:
Boks 1: Lav værdi / høj kompleksitet
Boks 2: Høj værdi / høj kompleksitet
Boks 3: Lav værdi / lav kompleksitet
Boks 4: Høj værdi / lav kompleksitet
Alle opgaver prioriteret i de 4 bokse, og dem med HØJ VÆRDI / LAV KOMPLEKSITET udvælges som de opgaver, der arbejdes videre med.
Værktøj 2: Prikøvelsen
En anden måde at prioritere på, kan både køres selvstændigt, eller som overbygning til ovennævnte prioriteringsøvelse.
Der udvælges en gruppe, som skal være med til prioriteringen. Alle i gruppen får 6 farvedots, som skal placeres på den opgave, som det enkelte gruppemedlem finder vigtigst. Medlemmet må enten fordele prikkerne på flere opgaver, eller sætte alle 6 prikker på en aktivitet.
Når alle har placeret deres prikker, vil den opgave med flest prikker være den, som gruppen samlet vurderer er vigtigst, og dermed den man går i gang med først.
Værktøj 3: Smart mål
Gør de prioriterede opgaver specifikke.
Hvordan skal man løse en opgave, som ikke er specifik? Hvad er succeskriterierne? Hvornår er opgaven løst?
Næste trin går ud på at gøre opgaverne specifikke og målbare. Der findes flere modeller til dette. En af de traditionelle er S.M.A.R.T modellen
Gør opgaven:
Specifik = Hvad er det præcist du vil opnå
Målbart = Hvornår er opgaven løst. Hvilke kriterier skal være opfyldt
Attraktivt = Hvad gør at målet er attraktivt at nå
Realistisk = Ressourcer og krav for at kunne løse opgaven, skal være opfyldt
Tidsbegrænset = En opgave uden deadline er ikke en opgave. Sæt deadline på og hold deadline
Successen ligger i din opfølgning
HUSK også: Følg op!
Sidst trin er at følge op. Hvor langt er vi nået? Hvad mangler for at opgaven kan færdiggøres? Er der nogle begrænsninger eller andre veje at gå? Opfølgning, opfølgning og opfølgning.
Vi skulle nu gerne stå tilbage med de opgaver, som skal løses. Kommer der nye opgaver ind fra højre fra diverse chefer, så stop dem. Hold jer til prioriteterne og kun i absolut nødstilfælde kan I ændre planerne. Få afsluttet opgaverne, og vent med at tage nye ind, indtil I er i mål.
Husk også, at I en virksomhed handler det ikke bare om at løse så mange opgaver som muligt. Men at optimere og gøre det bedre, som I i forvejen har succes med.
God fornøjelse med opgaverne 😊
Vil du have hjælp til at facilitere en prioriteringsopgave i din virksomhed, så kontakt Kristian fra DCEO på 93 91 91 22 eller kristian@dceo.dk
